ビジネスマナーであるお礼メール、充分な例文活用を
就職活動を続ける際、各企業にお礼のメールを送るのは大事と考えている方も多いですよね。
そんな中、企業へのメール発信のルールがよく分からず、困っている方も多いのではないでしょうか。
ビジネスメールは、一度身につければ、社会に出ても充分に戦力となり得るスキルになるのです。
今回は、就活やビジネスシーンに必要なお礼メールの例文をご紹介させて頂きます。
丸写しの定型文を送るのではなく、自分流にアレンジして使うとさらに印象が良くなりますよ。
うーむ。米国だとお礼メールどころか「返信に感謝するメール」を送る事自体が、相手の時間を奪うのでビジネスマナーに反していると考える人も多い。30代のはーちゅう氏でさえこの感覚という事は日本はまだメールを送りまくる人が好まれるんだな、と思った。https://t.co/K8mOUSW7zt
— Willy OES (@willyoes) October 6, 2018
一番いけないのが、「面接お礼メールは送るのが当たり前」「送らなければならない」という就活神話を気にして、ただテンプレートのようなメールを送ること。忙しい人事担当者や面接官に何の工夫もないテンプレートメールを送るのであれば、かえって迷惑になるケースもあります。
就活面接後のお礼メールは必要なの？
なんと、面接をした約4割…ほぼ半数の方が、選考後に採用担当者などに面接のお礼メールを送っているのです！
お礼のメールをする理由としては、「礼儀だから」とか「印象をよくしたい」などがあげられます。
お礼をして損することはないですね。それに、感謝の気持ちを伝えられて、気分を害する人もいないでしょう。
また、お礼を伝えた方が、良い印象を相手側に残せます。
面接お礼メールを台無しにしてしまうタブー ・連絡先を無理矢理調べてメールすること ・誤字脱字のチェックを怠ること ・ビジネスマナーに則っていないメール文面で送ること ・面接から数日経って送付すること これをしてしまった場合、むしろ送らない方がよかったというくらいの大きなミスとなります。せっかく時間をかけてやることですから、ミスをしないように注意して取組みましょう。
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就活におけるお礼メールの書き方・例文
引用: https://www.instagram.com/p/BuDNuAwlYeO/
お礼メールの件名は具体的に
就職活動し、無事に内定が決まった時には、まずはお礼メールをします。
入社してからのビジネスメールの中でも、頻繁に書かないといけないのがお礼メールになります。
電話で内定の連絡を頂いた場合は、無理して送らなくても問題はありません。
(筆者は、採用担当のアシスタント経験がありますが、内定時期はメールが多くなるため、
相手の繁忙時期に過度にメールをするのはあまり印象はよくありません。)
お礼メールで基本的なビジネスメールの書き方を覚えておけば、就職後のメール作成も楽になるものです。丁寧かつしっかりとお礼メールを書いて送れば、企業からの印象もさらに高くなると思って、丁寧さを特に意識して書くようにしましょう。
件名は具体的に書く
メール作成において、
件名は、お礼メールをする上での重要なポイントの1つとなります。
件名が未記入の場合、会社によっては迷惑メールとしてシステムではじかれてしまったり、
届いたとしても、業務に関係の無いメールと勘違いされかねません。
件名には、大学名や名前も忘れず記載するように心がけましょう。
「本日（○月◯日）の面接のお礼/◯◯大学 鈴木太郎」など、具体的な内容だと分かりやすく、担当者側がメールを探す際に検索しやすくなります。件名は受信欄に一覧で表示されるため、ビジネスマナーを守って他の就活生と差をつけましょう。
引用: https://www.instagram.com/p/BuBLsNEnpFW/
企業名や担当者名は、省略せずに正式名称で記載。
お礼メールを送る際、送り先の企業名や担当者名は、必ず正式名称で記載します。
株式会社を(株)のように、省略してしまうことは失礼になります。
しかし、ビジネスメールの基本は、省略をせず、正式名称の「●●株式会社」と記入します。
また、株式会社の位置を間違えてしまっても大変失礼になります。
(例：正式名称・〇〇株式会社 であるのに、株式会社〇〇 としてしまう)
株式会社の場合は、前株か、後株かをしっかりと確認して書くようにしましょう。
担当者の名前をフルネームで書くことはもちろん、役職などがあればその役職もきちんと記入しておくようにしましょう。社員の名前は、所属している部署を事前に聞いていることも多いはずです。その場合、部署名も正式なものを書くように心がけてください。
感謝の気持ちを伝える
ビジネスメールの場合、要件をまとめて送るだけになってしまうことも多いです。
しかし、お礼メールは、しっかりと感謝の気持ちを伝えることが必要です。
更には、気持ちだけでなく、何についての感謝であるのか、具体的かつ簡単に説明する必要があります。
長々とした文章もビジネスマナーにおいて、失礼になりますので、注意しましょう。
最初に用件について触れることはとても重要なのです。「内定のご連絡をいただきまして、誠にありがとうございます」「貴重な機会をいただき、ありがとうございました」など、短くてもメールの用件が相手にちゃんと伝わるようにしておきましょう。
感想や印象
感想や印象を書くことにより、自分の人柄などが相手に伝わりやすくなります。
お礼だけを定型文のように送ってしまうよりも、人柄が垣間見えるメールの方が、受け取り手としても印象は良いです。
内定へのお礼メールに「家族ともども大変喜んでいます」という率直な気持ちを添えるだけでも、メールの印象は変わります。内定以外の理由であれば「普段お聞きすることのないお話を伺うことができ、大変勉強になりました」というように、メールを送るきっかけになった出来事への感想を簡単にまとめるだけで問題ありません。
今後の抱負
また、内定のお礼メールを送るのであれば、今後の抱負を一言記載すると、
フレッシュ感・やる気が伝わるので、好印象になります。
就職後の意欲を前向きな気持ちを交えて伝えましょう。
抱負についてのポイントとしては、感謝の気持ちを更に具体的に掘り下げて書く事です。
就職について前向きに考えていることが分かれば、企業側も「この学生を採用してよかった」と思ってくれるはずです。例えば「1日も早く御社の戦力として貢献できるよう、一生懸命努力して参ります」というように、就職後のイメージや企業で取り組みたいことなどを、前向きにアピールするといいでしょう。
締めの文章
ビジネスメールに欠かせないのが、締めの文章です。
ここで、メールの印象も大きく変わります。
締めの文章が不適切になるだけで、ガラリと印象の悪いメールになってしまいます。
良い例文の一例としては、
■今後ともよろしくお願いいたします（お願い申し上げます）
■今後ともご指導のほど、よろしくお願いいたします（申し上げます）
■略儀ではございますが、まずはメールにて御礼申し上げます
などが、良く使われるので、覚えておきましょう。
最もよく使う締めは、「今後ともよろしくお願いいたします」です。「お願いいたします」は、相手に何かを頼むメールで使うと考えている人もいるかもしれませんが、それ以外の場合でも広く使われます。今後お世話になることへの「お願い」という意味で使いましょう。
引用: https://www.instagram.com/p/Bt-R76GAcwg/
署名
お礼メールを送る際は、受け取る方が、誰からのメールなのか一目で把握できるよう、署名も記載しましょう。
1日に何百通ものメールを受信されている方もいらっしゃるので、細かい気配りも大切です。
メールの最後にきちんと署名を入れておくことで、すぐに身元が確認できます。「大学名」「学部」「名前」「メールアドレス」「電話番号」などの基本的な情報を記載しておきましょう。メールの送信時に自動的に署名が入る設定にしておくと、手間が省ける上に署名を入れ忘れることが防げて便利です。
就活&面接におけるお礼メール発信の時期
ビジネスマナー、ポイントは面接のお礼メールや発信の時間も大切です。
お礼メールは、当日に発信するのが、ビジネスにおいての基本マナーです。
しかし、翌日や訪問後何日も経ってからでは、失礼になります。
お礼メールなどは、早めに相手に送るほど印象がよくなります。できれば、電車での帰宅途中などにお礼メールを送るのが効果的です。もし、お礼メールを送るのを遅れてしまったら翌日までに送りましょう。
送信と返信の時間
ビジネスメールの際には、送信・返信をする時間にも気を付けましょう。
メールは電話と異なり、いつでも送信出来てしまうため、つい自分のタイミングで送信してしまいます。
しかし、日中が忙しいからといって、真夜中や早朝のメールなどは常識的に不適切です。
「スケジュール管理がうまくできていない人」という印象になる可能性があります。基本的に、メールは企業の営業時間内に送信するようにしましょう。また、お礼メールや返信メールはできるだけ早めに送ることが必要です。ビジネスでは、24時間以内にメールを返信するのがマナーです。時間が経ってしまえば、それだけ意欲が薄いと思われてしまう可能性が高いので注意してください。
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就活にも役立つお礼メールの例文：①「企業説明会後のメール例文」
引用: https://www.instagram.com/p/Bt-AhZvgcZv/
就活は、企業の説明会に参加するところからスタートします。
企業の業務や今後の方針などについての話を聞くことが出来る貴重な機会です。
参加した時には、お礼メールを採用担当者宛てに送りましょう。
企業の採用担当者にはたくさんのメールが送られてくるため、例のように一目で内容がわかる件名を付けるのが必須です。本文もできるだけ簡潔に、短い文で内容を伝えましょう。その際、お礼だけでなく熱意をアピールするのも大切です。本文の後には、例のように差出人の署名を付けておくことも忘れないようにしましょう。
【件名】本日（ 月 日）の説明会のお礼 vivre大学 田中〇〇
●●株式会社 人事部 ●●様
vivre大学教育学部○○学科の田中〇〇でございます。
本日はお忙しい中、会社説明会を開催して頂き、ありがとうございました。
具体的な業務内容や今後の会社方針など、貴重なお話を伺うことができ、大変勉強になりました。
それと同時に、御社で働きたいという想いがより、強い想いとなりました。
また、私からの質問にも真摯にお答え頂き、深く感謝しております。
説明会で頂きました資料を熟読し、御社への理解をより深めていきたいと存じます。
今後ともよろしくお願い申し上げます。
（※改行の調整をして作成してください。）
就活にも役立つお礼メールの例文：②「訪問後に送るお礼メール例文」
会社訪問をした時も、お礼メールは送るようにしましょう。
宛先は、対応していただいた方にします。
感謝の気持ちや学んだ内容など、その日に経験したことを盛り込み記載するのがポイントです。
企業への就職意欲が高まったことや、今後の抱負を語ることで、今後の指導へのお願いや、就活の結果を報告する旨などを伝えましょう。
【件名】本日（ 月 日）のOB訪問のお礼/vivre大学 田中◯◯
●●株式会社 人事部 ●●様
vivre大学教育学部○○学科 田中◯◯でございます。
本日はお忙しい中、●●様の貴重なお時間を頂き、ありがとうございました。
ホームページや資料だけでは、知ることができない御社の仕事のやりがいや、
各部署の踏み込んだ業務内容などや今後の会社の方針を伺うことができ、
非常に有意義で充実した時間を過ごすことが出来ました。
また、●●様とお話させていただいた事により、御社の仕事に対する理解を一層深めることが出来ました。
それと同時に、「御社の一員として働きたい」という気持ちが強くなりました。
●●様から伺ったお話も踏まえ、今後も御社の企業研究に励んで参りたいと考えております。
今後ともご指導の程、よろしくお願い申し上げます。
（※改行の調整をして作成してください。）
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就活にも役立つお礼メールの例文：③「インターンシップ後のお礼メール例文」
引用: https://www.instagram.com/p/BuCv-Nvg8hw/
インターンシップに参加した際には、参加した日か遅くても翌日の午前中までにメールを送信しましょう。
たださらっとお礼を伝えるだけでなく、学んだ内容を具体的に掘り下げてメールを作成しましょう。
まずは、インターンシップに参加する前とした後、自分の中でどのような変化があったのかを言語化してみましょう。
その変化をメールに組み込むと、より人柄が伝わるお礼メールになりますよ。
ただし、ぐだぐだとした長文になりすぎないように気を付けてください。
メールが長くなりすぎないよう気をつける必要がありますが、短すぎるのも素っ気ない印象になります。せっかく長い期間のインターンに参加させてもらっているので、学んだことを一度メモに箇条書きし、そこからポイントを押さえてメールを作るのも良いでしょう。
【件名】インターンシップのお礼/vivre大学 田中◯◯
株式会社●● 人事部 〇〇様
vivre大学教育学部社会教育学科の田中◯◯でございます。
この度は、●日間に渡るインターンシップに参加させて頂き、ありがとうございました。
御社の業務を実際に、先輩方の温かいご指導のもと、業務の一端ではありますが、
経験させて頂いたことで、私が想像していた以上にチームでのコミュニケーション、
明確な課題の把握することの大切さを身をもって体感することが出来ました。
また、先輩方から実際の業務のお話を伺えたことや会社の雰囲気を感じ取ることが出来、
今後の自分の進路を検討する上で、とても貴重な経験となりました。
御社でインターンシップの機会を頂き、参加させて頂いたことにより、
「御社の一員として、将来働かせて頂きたい」
という想いが私の中で強いものとなりました。
お忙しい中にも関わらず、私のために多くのお時間を割いて頂きましたこと、重ねて御礼申し上げます。
末筆ながら御社の益々のご発展と皆様のご健勝をお祈り申し上げます。
今後ともよろしくお願いいたします。
（※改行の調整をして作成してください。）
就活にも役立つお礼メールの例文：④「面接後のお礼メール例文」
引用: https://www.instagram.com/p/BswrGh-AMgD/
面接後のお礼メールにおいても、早いうちにメールを送信することが大切です。
これまで同様に、面接で話した具体的な内容や、自分の意欲などを盛り込むことがポイントです。
中にはフランクな雰囲気で面接が行われるケースもあります。そのような場合、お礼メールもフランクな書き方をして送ってしまわないようにしてください。ビジネスメールとしてのマナーを踏まえ、評価を下げないように注意しましょう。
【件名】本日（ 月 日）の面接のお礼/vivre大学 田中◯◯
●●株式会社 人事部 ●●様
vivre大学教育学部○○学科の田中 ◯○でございます。
本日は、貴重な面接のお時間をいただき、誠にありがとうございました。
●●様とお話させていただいた中で、〇〇のお話が特に印象深かったです。
(印象に残ったポイントを軽く説明するとさらにベスト！)
以前より、御社で働かせて頂くことを第一志望としておりますが、
面接担当者の●●様とお話しさせて頂くお時間を頂き、その気持ちがより強いものになりました。
末筆ながら、重ねて面接のお礼を申し上げると共に、御社のご発展と皆様のご健勝をお祈り申し上げます。
（※改行の調整をして作成してください。）
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就活にも役立つお礼メールの例文：⑤「内定通知のお礼メール例文」
引用: https://www.instagram.com/p/BoZBGavnAHC/
内定後のお礼のメールにおいても、誤字脱字には注意しましょう。
内定通知を頂いても、気を引き締めて本文を見直すことがビジネスマナーの鉄則です。
内定後の喜びを噛みしめているメールなのに、会社名や担当者名、その他本文に誤字脱字があると、受け取った側は非常にがっかりします。内容自体は長くなく、簡潔に喜びと感謝、抱負を伝えるだけで大丈夫です。その分丁寧に見直しましょう。
【件名】内定のご連絡のお礼/vivre大学 ○◯◯◯
●●株式会社 人事部 ●●様
vivre大学教育学部○○学科の田中 ◯○でございます。
この度はお忙しいところ、内定のご連絡を頂きまして、ありがとうございます。
これまで、私に選考の機会を頂けたこと、感謝いたします。
まずは、一日でも早く御社の戦力となれるよう、これから精一杯精進して参ります。
今後ともご指導のほどよろしくお願い申し上げます。
まずは、略儀ながらメールにて御礼申し上げます。
（※改行の調整をして作成してください。）
ビジネスマナーでは常識、お礼メールの例文で、マナーを守ったプレ社会人ライフを！
引用: https://www.instagram.com/p/BqG0xTZgwZo/
今回は、「【就活生必見】お礼メール例文集！ビジネスマナーや抑えるべきポイントも解説！」をテーマにして、お礼メールの例文をご紹介させていただきました。
間違っても、「！」などの記号や顔文字、♡などの環境依存文字は使用しないようにしましょう。
もちろん、大学時代から仲が良い先輩に会社訪問のお礼メールを送る時でも、ビジネスマナーは守ってくださいね。
筆者の経験上、ビジネスマナーがしっかりとしている人は、仕事のスキル面でも有能な方が多い傾向でしたので、好印象になりますよ。
