【基本マナー】返信や依頼などビジネスの手紙の書き方って？
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ビジネスシーンにおいて、取引先などに送る手紙はいつにもまして丁寧に書かなければなりません。もちろんお相手に失礼の無いよう、マナーにしっかりと気を使いながら送る必要があります。では、ビジネスにおける手紙の書き方のマナーとはどんなものがあるのでしょうか？今回はビジネスの手紙の書き方における、基本的なマナーを詳しくご紹介していきます！
ビジネスで役立つ手紙の書き方って？
まずはビジネスのシーンで役立つ、手紙の書き方の種類についてチェックしていきましょう。ビジネスシーンで手紙を書く際、どのような書き方で送るのがスマートでおすすめなのでしょうか？
一筆箋の基本 お礼状やあいさつ状、事務的な連絡など、封書やはがきでは重すぎる内容のときに利用するのに適しています。便箋よりかしこまらず気軽に使えるので、請求書・書類・資料・サンプル送付の際の添え状や、上司にお世話になったり食事をご馳走になったときのお礼を伝えたいとき、お土産や贈り物を渡す際のちょっとしたメッセージを添えるときには、一筆箋を使うと良いでしょう。
お礼状や挨拶状など、ビジネスで最もよく使う手紙は一筆箋で送るのがおすすめです。封筒や便箋で送るのでは少し重たくなってしまうような内容の文書を送る際には、一筆箋を使うと違和感なく送ることができます。一筆箋は請求書などの添え状としても使いやすいので、ビジネスシーンにおいてかなり使う場面の多い手紙の書き方といえます。
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ビジネスの手紙にはどんな種類があるの？
では、ビジネスシーンで送る手紙の種類とはどのようなものがあるでしょうか。ビジネスでは、どんな用途で手紙を使うことが多いのでしょうか？
退職後三ヶ月以内には挨拶状を出しましょう。お世話になったお礼の言葉や在職中のエピソードなどを盛り込みます。できれば今後の抱負を書き込みたいものです。
まずわかりやすいのが、退職後の挨拶状です。これまでお世話になったことへの感謝の気持ちや、会社内でのエピソードなどを書くとよいでしょう。今後の活動について触れるのもおすすめです。
お客様や取引先に対して謝罪の意を表わす書状を詫び状と言います。詫び状は社外文書のひとつです。これに対し、始末書、顛末書は社内文書であり、報告や再発防止のための役割を担います。
続いて、詫び状です。取引先などへの謝罪の言葉を伝える文書のことで、なにか手違いがあったときに取引先の会社、あるいはお客様に宛てて送付します。また、始末書や顛末書も社内での報告の意味を兼ねたものとして使われることの多い文書です。
請求しても代金を払ってくれない場合には、催促状、督促状などを出します。更に悪質な場合には内容証明書（内容証明郵便）を送ることもあります。
取引先やお客様がなかなか代金を払ってくれない際に送付する、催促状・督促状という文書もあります。こういった文書はなかなか送る機会も少ないため、送る際にはマナーもしっかりとチェックすることが大切です。
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さて、ビジネスでは案外たくさんの場面で手紙・文書を使うということがわかったところで、ここからはビジネスにおける手紙の書き方を詳しく解説していきます！手紙を送る際のマナーをしっかりと勉強して、お相手に失礼の無いような書き方で手紙を送りましょう！
【基本マナー】返信や依頼などビジネスの手紙の書き方①会社宛ての手紙のあて先には「御中」を使う
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お礼や依頼などビジネスで使う手紙の書き方、1つ目は会社宛ての手紙のあて先には「御中」を使うことです。年賀状や個人宛の手紙などでは宛先に「様」を付けますが、会社や組織宛ての手紙では宛先には「御中」を付けるようにしましょう。「○○（会社名）御中」や、「○○（会社名）○○部（部署名）御中」のように、会社名の後に「様」を付けずに「御中」を使うようにしましょう。
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【基本マナー】返信や依頼などビジネスの手紙の書き方②請求書などは送付状を添える
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お礼や依頼などビジネスで使う手紙の書き方、2つ目は請求書などは送付状を添えることです。先ほどご紹介した一筆箋もよく使われる送付状。請求書など同封文書の内容確認が必要になるような文書には、送付状といった添え状を添えることがマナーとされています。何の請求書が何枚入っているかなど、内容がしっかりとわかるような書面を書くようにしましょう。
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【基本マナー】返信や依頼などビジネスの手紙の書き方③目上の方に対しては頭語を使う
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お礼や依頼などビジネスで使う手紙の書き方、3つ目は目上の方に対しては頭語を使うことです。取引先はもちろん、社内の文書だとしても目上の方に宛てる文書では頭語を使うようにしましょう。具体的には「拝啓」や「謹啓」など、場合に応じた頭語を選んで使うようにしましょう。頭語は文章の始まりに入れます。
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【基本マナー】返信や依頼などビジネスの手紙の書き方④目上の方に対しては結語を使う
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お礼や依頼などビジネスで使う手紙の書き方、4つ目は目上の方に対しては結語を使うことです。頭語とセットになっている結語も、目上の方に対しての手紙では使うようにしましょう。具体的には「敬具」、「謹白」など、頭語に応じた結語を使うようにしましょう。結語は文末に入れます。
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【基本マナー】返信や依頼などビジネスの手紙の書き方⑤目上の方に対しては時候のあいさつを使う
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お礼や依頼などビジネスで使う手紙の書き方、5つ目は目上の方に対しては時候のあいさつを使うことです。頭語と結語と同じように、目上の方に宛てる手紙には時候のあいさつを入れるようにしましょう。季節に合わせた時候のあいさつを使うことによって、より丁寧な印象の手紙になります。
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【基本マナー】返信や依頼などビジネスの手紙の書き方⑥宛名は差出人よりも少し大きな字で書く
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お礼や依頼などビジネスで使う手紙の書き方、6つ目は宛名は差出人よりも少し大きな字で書くことです。文末の宛名は、差出人である自分の名前よりも少しだけ大きく書くようにしましょう。自分の名前を相手より小さく書くことによって、へりくだった意味になります。データで書面を書く場合は、文字サイズを一回り小さくして書くようにしましょう。
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【基本マナー】返信や依頼などビジネスの手紙の書き方⑦敬称は役職の後には付けない
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お礼や依頼などビジネスで使う手紙の書き方7つ目は敬称は役職の後には付けないことです。ビジネスの手紙では、敬称の付け方にもポイントがあります。敬称は、「課長」や「部長」など役職の後ろには付けないようにしましょう。敬称を付ける場合は、「（役職）＋○○（宛先の名前）＋様（敬称）」のようにつけるようにしましょう。
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【基本マナー】返信や依頼などビジネスの手紙の書き方⑧用件は簡潔にわかりやすく書く
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お礼や依頼などビジネスで使う手紙の書き方、8つ目は用件は簡潔にわかりやすく書くことです。手紙の内容は、できるだけ簡潔に書くようにしましょう。何が要件なのかがわかりやすく伝わるように、文章をできるだけ簡潔にしておきましょう。文例を参考にして書いていくのもおすすめです。
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【マナー】ビジネスのお礼状の文例って？
お礼状は文例を参考に！
ビジネスの手紙において、お礼状を出すことも少なくありません。ではそんなお礼状を送る際に役立つ、お礼状の文例とはどんなものがあるのでしょうか？
お礼状の書き方》御礼状文例/結婚祝い/香典返し/お見舞い/就職祝い/お手紙
お礼状の書き方のページ。お礼状とは感謝の気持ちを書き記したお礼のお手紙のことです。結婚祝いのお礼状、会葬礼状・香典返しに添えるお礼状、入学祝い就職祝いのお礼状、お中元お歳暮のお礼状、お見舞いの御礼状・お礼状の書き方と文例・例文を紹介。
上記サイトには、各用途に合わせたお礼状の文例が掲載されています。こちらの文例を参考にしてお礼状を書くとよいでしょう。お礼状の文例のほかにも、様々なビジネス手紙の文例が掲載されているのでそちらも参考にしてみてください！
ビジネスマナーについてもっと知りたい方へ
手紙の書き方基本講座【ビジネス編】返信や依頼などパターン別！敬称やマナーは？のまとめ
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今回はビジネスの手紙の書き方をご紹介しました！ビジネスにおいても使うことの多い手紙なので、マナーをしっかりと抑えて失礼の無いようにしましょう！
