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A4サイズの封筒の宛名の書き方は?就活やビジネスで使える知識を伝授!

2019.09.10

A4サイズの封筒の書き方のマナーを皆さんはご存知でしょうか。就活やビジネス、学校で必ず使う知識なので覚えておきましょう。横書きや裏面の使い方も解説!今回はA4サイズの封筒の書き方のマナーについて詳しく解説していきたいと思います。

この記事に登場する専門家

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vivre専属ライター

アキラ

筋トレ毎日欠かしません!多趣味すぎて驚かれます。

  1. 【A4封筒の書き方マナー】就活やビジネス、学校で使える横書きや裏面の使い方を伝授!
  2. 【A4封筒の書き方マナー】まずは基本から!A4封筒以外でも使える書き方マナーを伝授!
  3. 【A4封筒の書き方マナー】表面の書き方は?
  4. 【A4封筒の書き方マナー】裏面の使い方
  5. A4封筒の書き方を守って失礼のないやりとりを!

皆さんは封筒の書き方や、書く際のマナーについてはご存知でしょうか。身内に送る封筒でしたら、あまり気にしないで書かれる方が多いかとは思いますが、会社の書類や就活生の履歴書など、しっかりとしたマナーで書いて送らないといけない場合もあります。

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その封筒のマナーで会社の送り先の方にあまりいい印象を与えれなかったり、万が一の場合もあるので、必ずルールに従って封筒を書くようにしておかなければ、自分が封筒の書き方1つで不利になってしまう可能性もあるのです。

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それでは、今回はそんな封筒の書き方マナーを詳しく解説していきたいと思います。これから就活生の方、会社で重要書類を送らなければならない方は必ず覚えておくと良いでしょう。この記事ではひとつひとつのマナーを噛み砕いて解説していきます!

【A4封筒の書き方マナー】自分の情報は省略しない

自分で封筒を書く際に、自分の住所や郵便番号は省略しないで書くようにしましょう。出したことがある年賀状や、レターなどは番地を省略して書いてしまいがちです。自分の住所や相手先の住所は必ず省略しないようにして書きましょう。

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例えば、番地が「○-○○-○」で、このように封筒に書いてはいけません。「○丁目○○番地○号」のように省略しないで書くように心がけましょう。このような小さな心がけが大切になってくるのです。

【A4封筒の書き方マナー】書き間違いはしない

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自分の名前や相手方の名前は間違えないようにしましょう。漢字1つでもやはり似てる漢字でも全然違う漢字もありますし、住所や郵便番号を書き間違えてしまっては期限まで届かないなんてこともありえるのです。心配な方は下書きを1回挟むと良いでしょう。

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結構ありがちなミスとしては、ややこしい会社名で株式会社や有限会社という文字で後にくるのか先に来るのか、結構ミスが目立つ可能性があります。○○○○株式会社や株式会社○○○○のように似ているけど書き方1つ間違えれば大きなミスになってしまうのです。

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相手方の名前や住所を間違えないのはもちろんのことですが、会社名が後先どっちに会社名が入るのかをしっかりと確認してから書くことでミスが減らせると思います。

【A4封筒の書き方マナー】料金不足に注意!

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ミスとして多いのが料金不足なのではないでしょうか。郵便の料金システムは、昔に比べて細かい金額が求められることが多くなってきました。料金が不足していて、期日に書類が届かないといったケアレスミスを防ぐためにも必ず料金は確認するようにしましょう。

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対策法としては、事前に料金をしっかりと確認してから切手を貼ることや、もっともミスをへらすためには郵便局に出向き、そこで出したい書類のサイズを確認してもらって切手を購入するとミスが大きく減ると思います。

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もし、出向く時間が無いのであれば、予め少し多めに切手を貼るのも1つの手かもしれません。少しもったいない気もしますが、ミスを減らすためには多少多く切手を貼ることでミスをしないのでは無いでしょうか。郵便局に出向く時間があるのであれば、郵便局で確認してから書類は出すようにしましょう。

【A4封筒の書き方マナー】正しい敬称を使う

お仕事の担当者や、会社に書類を出すときは正しい敬称を使うようにしましょう。間違った敬称を使ってしまっては、社内の正しい人に書類がいかなかったり、失礼になってしまう可能性もあります。正しい敬称を使って名前や担当者に書類を出しましょう。

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送り相手によって正しい敬称を使う必要があります。例えば、部署や課に書類を出すときは「○○○○課 御中」と書きましょう。担当者に直接「○○○○様」で大丈夫です。逆に書いてしまっては失礼になってしまったりする可能性があるので注意しましょう。

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会社名の書き方でも解説しましたが、結構書き方が逆になってしまったり、勘違いから両方共「御中」と書いてしまったりと間違えてしまうポイントになるので、今一度注意して見てみてはいかがでしょうか。相手によってしっかりと対応しましょう。

【A4封筒の書き方マナー】履歴書を入れるときは?

履歴書を郵便で送る際は赤字で「履歴書在中」と書きましょう。相手への気遣いがとても大切になります。「履歴書在中」と書かなければ担当者は何が来たかわからなくなってしまいますし、赤字で履歴書在中と書いておけば何が来たか一目瞭然です。

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引用: https://www.instagram.com/p/Btabh8hhlFD/

最近では、履歴書用の封筒では初めから赤字で「履歴書在中」と書いてあるものも多いので、そのような封筒を使用するのであれば、改めて書く必要はありませんが、必要に応じてそのような文字を書いていく必要があるので、封筒によって書き分けましょう。

A4封筒の表面、縦書きと横書きで迷う方も多いのではないでしょうか?縦書きと横書きは「基本的にはどちらでも良い」ということになりますが、縦書き用の封筒の場合は縦書き、横書き用の封筒では横書きで書くと良いでしょう。縦書きに横書きで書いたからといって失礼になるわけではありませんが、文字の書ける量が大きく違います。

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引用: https://www.instagram.com/p/BHeX8LdhvC5/

例えば縦書き用の縦長封筒で横書きで掛けば必然的に文字サイズも小さくなってしまい見づらくなってしまいます。縦書き用は縦書きで書くと文字の書ける量やサイズが変わるので、敢えてそのように書かなければならない場合以外は素直に縦書きで書きましょう。

【A4封筒の書き方マナー】裏面の使い方①

封筒の裏面は必ず注意して書くようにしましょう。まず書類が書き終わって、封筒に入れ糊付けが終わったらまずは封筒に「〆」マークを記入しましょう。これは到着するまで誰にも開けられていない証拠になるので必ず記入するようにしましょう。

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普段の手紙や重要書類ではない場合は必ず記入する必要はありませんが、「〆」と書いておくだけで途中で誰かに開けられてしまった場合は一目瞭然なので記入すると良いですが、このようなビジネスシーンや履歴書の場合は必須なので忘れずに記入するようにしましょう。

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そして〆マークを書く場所は糊付けをした場所に記入します。折り目と糊付けした場所、そして張り合わせた場所すべてを巻き込むように記入しましょう。そうでなければ開けられたかどうかわからなくなってしまいますし、正しい箇所に記入しましょう。

【A4封筒の書き方マナー】裏面の使い方②

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次に忘れがちですが、投稿した日付を書いておくのが良いでしょう。消印の日付でいつ送ったかわかりますが、このような重要書類や正式書類では必ず書いておくと良いでしょう。結構様々な方がこの日付を忘れてしまうので、必ず記入するようにしましょう。

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【A4封筒の書き方マナー】裏面の使い方③

裏面に必ず自分の住所や名前、郵便番号を記入しましょう。万が一書類が返送される場合はその住所に返却されるので、忘れずに自分の住所や名前は記入するようにしましょう。そして、先程も解説したとおり、自分の住所だからと言って省略したり、正確に書かないということは避けましょう。

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会社名や会社の住所の場合と同じように「○○-○-○○」ではなく、「○○丁目○番○○号」のように正確に記入しましょう。裏面の自分の住所は案外忘れやすいですし、気を抜いて書きがちになってしまうので、会社名や住所のときと同じように記入しましょう。

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そして名前の下には、自分の所属している組織の名前を記入しましょう。例えば大学生であれば、「学校名、所属学科、学年」を正確に記入しましょう。もし留年が気になるのであれば記入しなくても大丈夫ですが、極力正確に記入しましょう。

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いかがでしたでしょうか。就活や会社の大事な書類を郵送する機会は大人になるに連れて増えてくるモノですし、極力ミスは減らしておきたいですよね。そのようなミスを減らすことで会社への評判も変わってきますし、書き方一つで印象も大きく変わってきます。

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今回紹介したポイントを1つずつ確認してから大事な書類を出すようにしましょう。極力ミスを減らして自分への評価を細かいところからアップしていきましょう!

サムネイル画像は下記より引用しました。
出典: https://kenjasyukatsu.com/blogs/wp-content/uploads/2015/04/imasia_11638516_S.jpg