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飲み会幹事の基本教えます!ソツなくこなすやり方・ポイントって?

2018.06.06

会社に入社したばかりだと、飲み会の幹事に任命される事がありますよね!初めて会社の飲み会で幹事をする場合、何をどうすれば良いのか戸惑ってしまう事もあります。そこで今回は、飲み会で幹事をする場合のやり方や当日の進行や会計について紹介します!

  1. 当日の進行や会計のやり方が知りたい!飲み会で幹事をする時に知っておきたいあれこれ!
  2. 当日の進行や会計のやり方が知りたい!飲み会で幹事をする時に知っておきたいあれこれ!【①幹事仲間を作る】
  3. 当日の進行や会計のやり方が知りたい!飲み会で幹事をする時に知っておきたいあれこれ!【②日程調整は早めに行う】
  4. 当日の進行や会計のやり方が知りたい!飲み会で幹事をする時に知っておきたいあれこれ!【③お店選びは慎重に行う】
  5. 当日の進行や会計のやり方が知りたい!飲み会で幹事をする時に知っておきたいあれこれ!【④予算を決め、事前にお金を回収する】
  6. 当日の進行や会計のやり方が知りたい!飲み会で幹事をする時に知っておきたいあれこれ!【⑤当日は仕事を早く終える】
  7. 当日の進行や会計のやり方が知りたい!飲み会で幹事をする時に知っておきたいあれこれ!【⑥飲み会の流れをチェック】
  8. 当日の進行や会計のやり方が知りたい!飲み会で幹事をする時に知っておきたいあれこれ!【⑦二次会の会場をチェック】
  9. 当日の進行や会計のやり方が知りたい!飲み会で幹事をする時に知っておきたいあれこれ!【⑧次の日は挨拶メールを送る】
  10. まとめ
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会社に入社したばかりだったり、部の中でも一番若い場合は会社で飲み会を開いた時に幹事に任命される事がありますよね。幹事という役割は、誰もが避けて通れない重要な仕事なんです。会社で初めて幹事に指名されると、何となくやりたくない・・・と思ってしまう人も多いと思います。ですが、逆に幹事として飲み会を成功させる事ができたら会社の中であなたの印象もぐっと上がるんです!
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今回は、そんな幹事の役割について基本的に覚えておきたい事を紹介しておきます。まだ会社で幹事をやった事がない、これから任命される可能性があるかも・・・という人はぜひ参考にしてみてくださいね!

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まず幹事に任命された場合、まず初めに一緒に幹事をやってくれる人を探しましょう!ここが、実はもっとも重要なポイントなんです。幹事というお仕事は、飲み会の設定から当日の配慮や会計までとやる事がものすごくたくさんあるんです。そんな仕事を一人でこなすのは、難しいです。一人で頑張ってリスクを取りながら進めるのではなく、手伝ってくれる人を探してみる事をおすすめします。特に初めて幹事をする、という人は前に幹事をやった事があるという人から手伝ってもらいながら進んていきましょう!
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先輩などに聞くのが一番良いかもしれません!幹事という仕事は大変なので、自らやりたいという人は少ないかもしれませんが先輩からしてみると「頼られている」と感じてもらえる可能性があるのでおすすめですよ。ただし、すべて先輩に任せるのではなく幹事の流れを教えてもらったりサポートをしてもらうようにしてくださいね。
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次に確認したいのが、日程調整です。人数が多い飲み会の場合、一人一人の日程を聞いて調整するのは難しいので、早めにキーパーソンの日程を確保してから調整するようにしましょう!キーパーソンからいくつか日程をもらったら、他の人には直接聞きに行くと良いかもしれません。最近だと、日程調整を行うツールなどもありますが、ツールを使うと返信をしない人なども必ずいるのでおすすめできません。
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何かしらのツールを使う場合は、あくまでも自分の管理のために使うと良いでしょう。日程は直接聞き、一人一人の日程を把握しておくと良いですよ!どうしても日程が合わないという場合も出てくると思うので、そんな時は無理して全員が合う日程を探すのではなくキーパーソンの日程に合わせて調整しましょう。
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次に、お店を選んでいきます。日程と参加者が決まったら、すぐにお店を選びましょう!お店選びはあなたの印象にも大きく繋がっていくので、慎重に選ぶと良いかもしれません。口コミをチェックするのはもちろんですが、先輩や上司からおすすめのお店を聞くという方法もあります。また、会社から遠すぎない場所を選ぶようにしてみてください。何となくお店が決まったら、一つ一つのお店に電話をして事前に情報をチェックしておこいましょう。例えば、クレジットカード決済ができるのか、個室があるのか、喫煙は大丈夫なのか、そしてキャンセルをした場合どうなるのか、などは必ず聞いておくと良いですよ。
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また、飲み会となるとコースが多いと思いますがあらゆる料理を提供するコースを選ぶようにしておくと安心です!例えば、お肉ばかりのコースではなく、肉や野菜、魚などがあるコースを選ぶと間違いないですよ。また、ドリンクも生ビールなのか瓶ビールなのかなど確認をしてみてくださいね。お店が決まったら、すぐに参加者全員に報告をしておきましょう。
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お店の報告をすると同時に、予算を報告する事が大切です!予算の決め方は会社によっても大きく異なります。会社がすべて負担してくれる企業もあると思いますが、そうでない場合は予算をしっかりと決めて事前にお金を回収しましょう。一人一人から回収するのも大変なので、この時は幹事仲間に手伝ってもらうと良いですよ!誰からいくらもらったのか、しっかりと把握して管理していきましょう。
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もし花束やプレゼントなどを用意する場合は、その分の予算も必要になってくるのでしっかりと計算しておきましょう!お金は、絶対にミスができないので十分な注意が必要ですよ。
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次に、当日気を付けたい事を見ていきましょう。飲み会の当日は、幹事は必ず30分ほど早めに仕事を切り上げるようにしてください!早めにお店に付き、座席や料理などのチェックをすると良いですよ。バタバタしていると、時間通りに飲み会を始める事ができないので幹事はしっかりとスケジュールをチェックする事が大切です。また、当日参加者の中でも遅れてくる、という人もいると思いますが、焦らずに誰がどのくらい遅れるのか把握しておきましょう。
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幹事仲間に、他の参加者をリードするように声をかけておくと良いかもしれません。どの幹事がどの参加者を連れていくのか、まで決めておくと安心です。また、事前に出発時間のメールを全員に送っておくようにしてくださいね。
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幹事は、飲み会の流れを把握して実行する事も大切になってきます!事前に誰がどのタイミングで挨拶をするのか、など決めておきましょう。飲み会の途中に席替えやゲームなどを行う場合はその準備もしっかりとスケジュールに建てる事が大切ですよ!流れが把握できていないと、参加者も戸惑ってしまうのでしっかりとリードできるように準備しておきましょうね。
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また、他の幹事仲間にも流れを把握してもらうように心がけてみてください。飲み会ではありますが、幹事が酔っ払ってしまうとところどころでミスしてしまう可能性があるのであまり飲みすぎないように心がけるのも大切ですよ。
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もし二次会をするのであれば、会場を決めるのも幹事の役割になってきます。一次会も終盤になってきたら、二次会で行くお店を何となく頭に入れておき参加者の確認をしてください。そして、すぐに次のお店を探し電話をする事が大切です!ここでも、事前に二次会のお金を集金できると安心ですよ。
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二次会の進行も、事前に他の幹事仲間と流れを作っておくようにしましょうね!
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飲み会の次の日は、参加者全員に挨拶のメールを送ると良いですよ!当日だけではなく、次に日にも挨拶メールを送ると、印象が良くなります。しっかりと感謝をこめたメールを送ってあげてください!
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また、キーパーソンなどには一人一人に直接挨拶をするようにしてみてください!得に飲み会があまりスムーズに行かなかった場合はどは、必ず次の日に巻き返しましょう。

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いかがでしたか?幹事の役割は、実はものすごく大変なんです!ですが、だからこそ社内で自分の評価を上げる事もできるんですよ。
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一人で抱え込まず、周りに相談しながら楽しい飲み会を進行してみてくださいね!
サムネイル画像は下記より引用しました。
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